En el almacén de Katia Dental trabajan cuatro personas que hacen posible que los pedidos lleguen puntuales, completos y sin errores. Esperanza García lidera este equipo desde hace años, junto a sus compañeros Ismael, Rafa y Xavi. Entró en la empresa en 2006 y ha vivido en primera persona cómo ha evolucionado la logística, con la incorporación de herramientas digitales y procesos automatizados. También ha visto crecer el catálogo de productos, al compás de la modernización de laboratorios y clínicas dentales. En esta entrevista, nos cuenta cómo es su día a día, cómo se coordina con otros departamentos y cómo el almacén garantiza un servicio ágil y eficaz.

Experiencia en distribución de productos dentales

¿Cuándo entraste a formar parte del equipo de Katia Dental?

Empecé en 2006, en las oficinas, trabajando en atención al cliente.

¿Conocías el sector dental antes de entrar en la empresa?

Para mí era un mundo totalmente desconocido, pero poco a poco fui entendiendo para qué servía cada producto y cómo se utilizaban en clínica o en laboratorio dental.

Evolución de la logística en el sector dental

Ahora eres jefa de almacén. ¿Desde cuándo estás en el área logística de Katia Dental?

Un par de años después de entrar en la empresa, me ofrecieron pasar al almacén porque una compañera se había ido a vivir a otra ciudad. Yo trabajaba como administrativa, y poco a poco fui aprendiendo, ganando experiencia…, hasta que con el tiempo acabé siendo jefa de almacén.

En todo este tiempo, hemos digitalizado procesos y automatizado muchas tareas logísticas. ¿Cómo has vivido esa evolución desde dentro?

Para hacernos una idea: cuando empecé en Katia Dental, los pedidos únicamente los cogíamos por teléfono y por ¡fax! Ahora trabajamos con programas de gestión muy eficaces y usamos lectores QR para registrar los productos. Todo es mucho más ágil y fiable. Hemos ganado en trazabilidad y en capacidad de control de lotes, algo que es muy importante en el sector dental, que forma parte de la actividad sanitaria.

13.500 referencias para laboratorios y clínicas dentales

Katia Dental ofrece 13.500 referencias. ¿Cómo se gestiona tanta variedad de forma eficiente?

Para que todo funcione bien, el almacén tiene que estar muy bien organizado. Es básico diferenciar bien los espacios, tanto por proveedor como por tipo de producto. Con tantas referencias, el orden lo es todo. También es importante contar con la tecnología adecuada… y, sobre todo, tener un equipo implicado.

Gestión de stocks en un almacén de productos dentales

La mayoría de negocios no tienen 13.500 referencias en su catálogo. ¿Qué supone trabajar con un volumen así?

Es una cantidad enorme. Lógicamente, es imposible tenerlas todas en almacén, aunque sí que están disponibles la gran mayoría. Es decir, los productos para el sector dental con más rotación. Dentro de una misma familia de productos, hay muchas características, como tamaño, fuerza, espesor y color. Además, el catálogo va cambiando con el tiempo, igual que lo hacen las necesidades de clínicas y laboratorios dentales.

Nuevos productos en el catálogo de Katia Dental

¿Siempre entran productos nuevos al almacén?

Sí, llegan productos nuevos e innovadores. Un ejemplo fácil de entender son las planchas para fabricar alineadores invisibles. Hoy en día se usan muchísimo en tratamientos de ortodoncia y, en muchos casos, han sustituido a los brackets tradicionales.

En logística, la rapidez en servir los pedidos es muy importante. ¿Cómo lo gestionáis en el día a día?

Nuestro objetivo es preparar el pedido el mismo día que lo recibimos —teniendo en cuenta las peculiaridades de cada cliente— e intentamos que lo reciba al día siguiente. A veces, si falta alguna referencia, damos la opción de esperar a que esté completo para recibirlo junto o no, según las necesidades del cliente. La prioridad es que todo salga rápido y bien. También el trato con los clientes es muy cercano y personalizado.

Equipo humano en el almacén

¿Qué es lo que más valoras del equipo y del ambiente de trabajo en Katia Dental?

Un buen ambiente de trabajo hace que todo sea más fácil. Ayuda a que el equipo esté más motivado y hace mucho más llevaderos los momentos de más carga o estrés. Cuando hay compañerismo, todo funciona mejor.

Trabajo conjunto con el departamento de Compras

¿Es importante la relación con el departamento de Compras?

Muchísimo. Aunque ahora muchos procesos están automatizados, sigue siendo muy útil que Compras tenga información directa desde el almacén. Nosotros vemos el movimiento real del producto, y ese contacto diario ayuda a tomar mejores decisiones.

¿La relación con las oficinas es fluida?

Sí, por supuesto. Aquí trabajamos como un solo equipo. Usamos un sistema de gestión centralizado al que tenemos acceso todos, y además contamos con herramientas de comunicación que nos facilitan mucho el día a día entre oficina y almacén. También hacemos encuentros durante el año para reforzar vínculos. Eso es lo bueno de las empresas pequeñas: es más fácil conocerse y crear relaciones cercanas.

Visita al Museu Egipci para conocer los orígenes de la odontología

Una de las actividades que hicisteis fue la visita al Museu Egipci de Barcelona. ¿Cómo fue la experiencia?

Sí, fue una actividad muy interesante. Hicimos una visita guiada y aprendimos bastantes cosas sobre cómo cuidaban la salud dental en el Antiguo Egipto. Otra de las actividades fue un escape room —¡muy divertido!— y una experiencia culinaria. Son actividades fuera del ámbito laboral que te permiten desconectar y compartir buenos momentos.

Gestión de pedidos dentales con incidencias mínimas

¿Qué importancia crees que tiene vuestro trabajo para que el cliente final —depósito, laboratorio dental o cualquier otro profesional del sector dental— reciba bien el producto?

Muchísima. Nuestro trabajo es hacer posible que el pedido llegue rápido, completo y sin errores. Si los procesos están bien organizados y el equipo está motivado, todo fluye. Y eso se nota: la eficiencia es muy alta y las incidencias son mínimas.

Afición por la tecnología y el gaming

¿Qué aficiones tienes?

Me encanta todo lo que tiene que ver con la tecnología, y soy muy fan de la Nintendo Switch. Lo que me falta es tiempo, claro… Pero cuando puedo, me gusta jugar con mi hijo, a veces compitiendo el uno contra el otro y a veces formando equipo. Y como buena sevillana, también soy muy aficionada a la música flamenca.